湖南伍峰光电唐总：探讨广告公司的管理制度如何制定

2018年10月24日《周三晚8点-易凯有约》第八十期由湖南伍峰光电唐总分享，分享主题：探讨广告公司的管理制度如何制定。







湖南伍峰光电有限公司成立于2008年9月，是一家专业从事研发、生产、销售、服务为一体的现代化股份制企业，是目前省内知名的LED材料服务商和大型广告字加工制品基地；伍峰人秉承“合作共赢，共同发展”的宗旨，坚持“稳步发展，不断创新， 努力提高客户的综合竞争力”的经营理念，以“诚信为根，服务为本”的原则；我们持续努力为三湘大地的LED显示屏、景观亮化、户外广告等城市美化添砖加瓦。公司分两大块经营，第一块是LED材料批发；第二块是广告字加工。聚焦关注LED应用在广告行业、节能减排上的机遇和挑战，做广告行业一站式品牌服务商；伍峰愿与你携手并进，共创未来！伍峰光电能取得今天的成绩感谢有您!



以下是唐总部分分享内容：

亲爱的广告界的朋友们，易凯软件的各位伙伴们，大家晚上好!



非常感谢易凯软件梁芳和小朱的邀请,同时感谢易凯软件为我们提供这么好的一个平台，让我们有机会在这个平台上共同学习、共同交流、共同分享。今天来到这个群里的老板们都是易凯软件的用户，所以我们就是“易凯一家人”，再次感谢易凯的家人们！



首先，我来个自我介绍，我来自湖南伍峰光电有限公司的唐海峰，湖南邵阳人。我们公司成立于2008年的9月成立于美丽的星城长沙，至今已经走过了十个年头。我们公司分两大块的经营，第一块是LED显示屏材料批发、广告光源材料批发、亮化工程材料批发，主要代理品牌有：福建强力巨彩LED显示屏全线产品，创联防雨电源湖南运营中心。第二块是大型的激光切割同行加工、广告字同行加工、标牌标识同行加工及UV打印。



客户群体大部分都是广告界的广告同行，今天借这个机会和平台向大家学习探讨并分享个人进入广告行业以来的一些心得。



今天我要分享的主题是探讨广告公司的管理制度如何制定？国有国法，家有家规，当然企业也有企业内部的管理制度，而且不同的企业有不同的管理制度，同一个企业里面也有不同部门的不同内容的管理制度。



并且制度要根据企业的发展的阶段性来修改完善，个人觉得一套适合于自己公司发展的管理制度是要经过日积月累，不断的改进与完善才能得到的，没有哪套现成的管理制度可以让你照搬不改或终身受用的。



个人认为广告公司的管理也是分两大块，第一块是软件方面的管理制度；另一块是硬件方面的管理制度。所谓软件方面，就像广告公司用到的像易凯广告加工软件、还有我们的设计软件、机器操作的一些软件等等。



今天在群内的前辈们都是易凯的老用户，我是从2013年开始用上易凯软件的。开始我们用的是易凯的商贸版，因为前期我们是做材料批发的，后来增加了广告字加工，所以，商贸版就没有办法去满足我们的需求，因为字加工的规格、工艺要求太多了就没有办法在商贸版上输入这些的，所以我就跟易凯的小伙伴说了这个问题，好像不到一个月的样子就回复我说只要加费用就可以升级到企业版。



大家都知道如果说在没有用到任何管理软件的时候，开销售或加工单都是开手工单，也是我们开始、简单的、原始的开单方法。白天我们一般就开了手工单，晚上就花时间去登记或者把手工单一个个的输进到Excel里面去做统计。但是在客户量、销售量大的时候，我们要打开这个Excel表就要半天或者大半个小时，所以要统计客户的销量，要出电子版清单给客户的时候那更是难上加难，而且很浪费时间和浪费精力，而且很容易出错或漏单。



特别是那些欠款的客户，对账的时候漏单就是漏钱，因为每天开单不能保证都是同一个人在开，开单的时候客户名称就不能完全保证是一模一样的。就算同一个人来开单，也会出现同一客户开出来不同名称，有时候开单可能有的公司名字前面加个地址，所以统计起来的时候就会漏单。



还有比较头痛的是：我们同一种产品在开手工单的时候，同一规格的产品会开出多个名称出来，原因也是开单人对产品规格多加字或减少了来描述说明都很正常，不能有效管控一个产品名称按标准来开单，从而一个产品就变成多个名称。



自从与易凯软件结缘之后，这些问题就统统就没有了，大家都知道，易凯软件的客户名称或产品规格都必须首先在基础数据里把它输进去之后直接选用就行了，不能任你随便输入规格型号了，这样就标准化、规范化，再不会出现重复，大大的节约了我们的人力物力，提高我们的工作要效益。



还有一些软件设计方面的软件、机器操作方面的软件也要不断的去跟踪升级，才能提高我们工人的工作效益。另一块硬件方面的管理制度这一块就更广了，包括的项目也是非常非常的多。





工厂有多少个部门，几乎每个部门都有一套管理制度！我们公司是股份制的，前期创业的时候，因为我们只做材料批发没有做加工，所以也就只有我们股东几个人在做，另外招了几个在仓库里面备货、发货的。那个时候的管理制度根本就没用，也用不上，就是等于1个省略号。



后来由于增加了广告设备，从事广告加工，事情自然就多了很多，人员也从原来的十来个人增加到现在的60多号人。



到了这个时候，我就意识到管理的重要性，没有一套行之有效、接地气的管理制度是很难让公司走上正轨，想要把公司做大做强，那是不太可能的事。时时刻刻待在公司不吃不喝，我觉得这是很难去实现的。因为问题实在太多了，那时候的我们自己每天上班来最早、下班最晚，任何事情都是冲在前线，自己带头，亲力亲为。



以身作则，任何一件事情都是靠自己来盯着把它完成，如果哪一工序让员工单独去做，自己没在现场，第二天就能接到客户投诉。上班的时候哪里有问题，哪里就有我们的身影，我们就像消防员一样的，碰到任何方面的问题，都是靠我们自己去处理，才能搞定。



所以那时候非常地苦恼、也非常地迷茫，不知道这样走下去什么时候才是个头，没有了方向，不知道该怎么走下去。



碰到关于任何员工制度方面的问题，我都以人性的大化的来处理问题，只要是员工能想到、提到的员工需求，我们都会尽量去以人性化的、全新化的态度来处理。



越是这样，我们的问题就越来越多，同样的问题天天出，同样的事情天天做不好。因为我们一套字加工的工序：从接单--设计--下料切割--焊接--接灯--组装--测试--打包--出货，那时候，我感觉只要有哪一个环节，我们不去盯，我们不去看，就会出问题，就会有客户投诉。



而且那些问题都是一些比较普遍的、比较简单的、周而复始、没完没了的。而且这个行业本来就是脏、累，产品是非标准、客户定制为主的行业，所以不管理好员工，哪怕有三头六臂，一天不吃不喝，可能也没有办法来让公司继续走下去。



所以后来我静下心来思考工厂主要出现的问题，表现在我们的员工哪方面的问题，我自己做了一下总结：

第一是员工他没有责任心，因为员工他没责任心，就会有很多事情是不应该发生的都会发生。



第二是没有上进心，做任何事根本不会用心去想这个事情要怎么样才能把它做好、怎样做才能出效益，更不会有团队的合作精神。



因为我们工厂的人慢慢多了，员工会出现这些问题都没有办法改掉，当时我就想会不会是我们公司的工资太低了，还是怎么样？因为我们是包吃包住的，在生活水平这一块我尽量在我的管控范围之内，我们一餐是三菜一汤，而且必须有荤菜，我是觉得民以食为天，首先要保证他们有好的身体才能好好工作，保证员工不要每天为生活担忧，我想在生活方面应该是不会有问题。



后来我带着工资低的这个问题，我也去同行兄弟厂作过了解，并私底下找过同行的兄弟公司的员工，问起他们的工资待遇方面。



后来才知道，不打听不知道，其实我们的工资水平在同行的同等条件的情况下，我们公司的工资是高于同行的：比那些稍微差一点的大概要高出20%的工资，比好一点的也有超出10%左右。所以应该不是这个问题，后来，我左思右想应该问题出在制度上，是公司没有一套完整的制度标准，员工他不知道事情要怎么样做或者要怎么样才能不出错，怎样做才能提高效益。



因为那时候我们不但没有制度，也没有对员工生产的产品定标准，更没人对新员工进行岗前培训。



开始的时候，对员工没有做新产品培训，对新员工也没有做上岗前培训，所以，就没有谁去告诉他这个事情一定要做到什么程度，要跟什么样的产品做对比确认没有问题之后才能出货。



特别是现在的90后靠近00后的员工，他们的工作是看心情来做事的，心情好的时候做出来的产品就能让你满意。



如果说哪天他遇到问题或者是碰到什么不好事情的时候，他心情比较低落时，那他一出手必定就出错，而且出错之后，会有各种理由和借口来推卸责任。我非常记得有一次，我们客户下了一套不锈钢的扣边发光字，要求边高是两公分。



其实我们做广告的都知道，扩边发光字两公分的边高是不能做的，那时候开始我们还是装模组，没有现在的S灯带，模组本身就那么高，然后再装进去的，几乎就顶到面板了，打光的时候直接在面板上面，肯定是不均匀，还是有阴影的，这个是肯定不行的。



我们的接单员按客户的要求把单接下来了，后来到设计师设计文件、激光切割、再到边带的开糟、焊接、组装，再去测试、打包、出货。



因为我们主要是做下面地级市的客户比较多，都是每天发货的。客户收到货，客户打开一看，然后拍照反馈上来，我当时也很生气，我立马就找到我们相关的人员，问到底这是怎么一回事？这么简单的问题，竟然经过这么多的工序都没有人发现出问题？就算接单员没注意，但后面经过边带开糟、激光焊接，最后还通过测试灯光的，要么就没测试就出货，只要有测试的看打光，肯定百分之百能看到问题的，最后给我答案让我惊呆了，他们告诉我是按“客户的要求”做的。



这个答案让我哭笑不得，我都不晓得怎么说才好。按照常理，一个有经验的广告接单员，在客户提出不合理的工艺要求时，一定要从专业的角度告诉客户不能这样做，而且要把如果按这样做的问题出在哪要同客户解释清楚，因为终端客户他根本不懂字加工的工艺。



这个事情之后，我觉得我们的员工在这方面真的是没有用心。我回到办公室之后把管理人员召集到会议室，把前期出现的所有问题一个个列出来，列不出来的，让他们找他们自己的员工列出来，并要附上对策及解决方案，后来就陆陆续续的制定了适合于我们自己管理制度和接单管理制度等等。其实，原来我们也是有管理制度的，那些都是模仿其他同行或者在网上下载的，有些也是有自己想出来的，这些管理制度少则几十条，多则几百条。



其实这些都是纸上谈兵，对于我们的员工来说是根本没有用，有时候我们把一本规章制度挂在墙上，他们根本就没有去看，有时候去看了也是走马观花，根本就不记得。甚至连我们员工犯上了规章制度之后，就是连主管或者是管理人员也有可能不记得的。



所以，我当时的想法就是：规章制度的制定是让所有员工全员参与一起来制定，把他们平常所有做错的、不能做的、不想做的、不愿意看到的坏习惯，都一条一条的让他们自己写出来！



首先让生产部的主管先带头让他的员工把所犯的错误，一条一条地归纳起来，包括应对措施和解决方案都要有一个详细的说明！



然后再拿到我这边审核，如果说还我不满意的问题点或事情还没有例出来的，我会引导主管，我问：像某某这个问题是不是我们都不想看到的问题？这些事情是不是不能出现？主管就会告诉我：对，这个也不能出现。然后让主管用同样的方法去引导员工，慢慢的让他员工也知道这个不能干。再从他的员工的口里面说出来，再归纳后就是一套完整的某一部门的管理制度。



所以我觉得这个管理制度不能让管理层来定，也不能让老板来定，这个必须由员工全员参与，来定这个标准，来定这个制度。



这样执行起来就比较简单，因为是自己定出来的东西，他肯定就会遵守它，至少会避免重复犯错。自己立出来的制度，自己犯下的错误自己来承担。另外一点就是我们一起来定这个规章制度，员工会感觉到我们是一个整体，是大家一起而不是我们老板一个人定出来的让他们执行。站在员工的角度，这个方法可能对他们有点用，因为他觉得他有这个权力来制定制度，他就容易去接受这个制度。后来我们公司的奖罚制度也是一样的，让他们自己定下来。



我们公司关于奖罚制度，其中有一点是由我来制定的：就是罚款的金额不管大小都不允许进入公司财务系统。一般人的心态就是不愿意让人家占我便宜，如果罚款的金额进到公司财务之后，他们会认罚款为公司创收，可能就会有反感的情绪。我们规定罚款就是由他们每个部门的助理统一保管，到月底供他们自己自由的去消费。



就是说取之于民，用之于民，公司不用他一分钱。员工在这方面觉得公司并不是在意收他们的罚金，如果我规定把罚金直接进财务，员工他肯定会想公司以这个罚金来增加收入，所以他们肯定会有一些负面情绪。



在这样的情况下，我们的员工把各自的部门制度不断地完善，经过几个月之后，我们公司的各方面都有改观，从财务制度来看就节省了不少开支。员工也有带着责任心来上班，心情方面也比较好一些。



原来，我发现他们上班都是根据心情来工作的，带着情绪来工作的，所以心情方面是他们工作大的一个变数。事情不好的时候产品乱摆乱丢，因为我们做广告的，大家都知道产品乱摆乱丢很容易把外壳刮坏，亚克力的面板也会损坏，面板损坏或者是外壳损坏，就必须要重新做一套，这样的成本自然就会增加了一半。所以只有想办法让员工心情好起来了，事情都好办了！



其实老板都能看得到，如果一个员工不出错的情况下，我们的员工一天可能会帮我们增大几十块钱的利润，甚至会更多；但是管理或控制不到位的时候，一个员工随随便便一天就可以帮你损失掉几百块。



一个雕刻师傅，把字雕刻坏了，然后又重新来雕，一张亚克力就是一百多到几百元，迷你板一张就上千元，如果员工他带着情绪，对公司不满的时候，他把亚克力或者是不锈钢的材料雕刻坏之后，他丢到废料堆里面去了，我们老板是没办法知道的，除非让你看到，所以我们公司在用了易凯软件之后，把每套字的成本很快的按照平方算出来了，这就体现到一个管理方面的价值，因为没有一个成本核算，因为除非你亲眼看到员工浪费，要不然是没办法来管控。



曾经还有一件事就是让我见识到现在的员工真的不一般，他们的思维同我们70后的差异真的太大了！他们现在的做事风格就是不按常理出牌，曾经我们公司招了一个女孩子，从学校毕业出来之后，在我们公司担任一个平面设计的工作，她来到公司上班的表现也非常的好，在工作方面也很卖力，每天没有做完的事情都会主动留下来，加班加点把它弄好！当然公司对她的工作是非常的认可，在薪资方面自然也会跟着提高，我们还准备把她作为储备干部培养的。



可是刚过了好像是半年不到一年的时候，她就突然提起了离职，要跳槽。当时我感到很意外，我立马就安排找她谈话，我把公司对她的期望、公司发展的愿景都一一跟她说了个遍。可是她的回答是：“干广告太累了，我从来就没有准备在这个行业里面一直干下去的，只是老板你没有发现而已”。



这个回答也让我吃惊，按照常规来说，她平时表现这么优秀，肯定是想往这方面发展的呀，要不然她也不会在这行业呆这么久，也不会这么卖力的去工作。后来才知道我的想法是错的，因为他们的想法就是不一样，就是不按常理的，也可能是我们没有经常跟她们去沟通，没有去了解她的动向。



所以后来我要求我们的员工每周一是必须开大会的，而且每次必须要有员工上台发言，就讲一些每周发生的东西，因为每周都有一些优秀的员工评比，他们会发表获奖感言，一些好的东西分享给大家。



部门的内部每天都有一个小会，就是思想交流和当天工作的情况交流。员工之间有一些交流，加深感情，员工的动向和想法也及时的反映出来，这样员工之间的关系也相对会比较的融洽。一个工厂只先要把员工的工作激情激发出来，一些事情就好办了，其实他们的潜力真的无限。



我们公司现在全部工序已经是按计件来计算工资，也就是多劳多得。计件后，制度肯定要比以前有一些改善了，不是以前的那种制度了，制度和计件单价也是按原来的方法引导员工，全员参与来制定。管理人员时不时对经营的制度做一些微调。这样的话，年复一年、月复一月地执行下去之后，慢慢的形成了公司的一个企业文化。



新来员工他一进来公司之后就会跟着这个大潮流，首先培训之后，他也就会跟着企业文化来走。我个人认为不管是哪个部门的管理制度还是全公司的管理制度，一旦公布出来之后，公司要从上到下都要按照规章制度来执行，包括老板也不允许搞特权，要一视同仁。大家才觉得这个规章制度是公平公正，且是神圣，谁也不能轻易去破坏它！



制度一旦执行之后，管理层也就比较轻松，有制度了，就按章办事，管理起来也就顺理成章的事！现在我们这个管理层、包括我们老板都比较轻松了，现在我们一个星期都不在公司都不会出问题，有时候我们在外出差的时候，故意把手机关掉，工厂打过来的电话我们一律不接，最终他们还是有办法去解决的，以前我们一点小事都要问，问了老板之后才做决定，现在不是了，有了制度，就让他们就按照制度办事，如果这次制度上没有的，他们就会自己会想办法去搞定，下次他一定想办法会加上去的。



这管理制度的存在的一个价值所在，我的分享主要是我们的制度是靠全体员工参与来制定出来，他们自己制定出来的东西，他们自己会去遵守。不要以管理层或者是老板的名义去把它规定下来，他们会觉得是强制性的，执行起来就有难度。所有事情，只有从“要我做”转变成“我要做”时，一切都就简单了；我们要让复杂的制度简单化！



好了，今天我的分享就到这里，感谢你的收听与陪伴。各位老板如有时间到长沙来，欢迎您到我公司来坐坐，指导工作，最后祝各位老板生意兴隆，红红火火。



Q：唐总，您们公司的制度和奖惩是一起的吗？

A：您好!我们公司的标准制度和奖惩制度是分开的，奖惩制度是在标准制度的基础上另加有些标准外的奖励，比如说后一道工序者发现前一道工序者的错误是有奖的，重复出错是加倍惩罚。还有，我和部门管理者之间每个月都有签(奖惩)任务协议，任务大致就是两点:①每月的出错率不能超过多少次;②每人每月必须提交1份有效的提案改善;同样，管理者也会学我和生产者签任务协议，这样一环扣一环，这样就能解放出我们的管理时间，还有，我们每周和每月都有PK机制及奖惩大会，目的为了增强员工的荣誉感。