潜江铁人广告陈总：小公司使用软件管理如何慢慢成长

2017年5月31日《周三晚8点-易凯有约》第十三期由湖北潜江铁人广告陈总分享，主题是：“小公司使用软件管理如何慢慢成长”。
 

铁人广告，从一个只有一台电脑一台喷绘机甚至连名字都没有取的喷绘加工小作坊开始，因为热爱这个行业，所以一直以全心全意为客户服务的目标为宗旨，不断超越自我，追求卓越。

几年以来，不断成长、壮大。如今，全新的铁人广告将以全新的设备，先进的管理方法，更好的为客户创造价值。

以下是陈总分享的部分内容：
大家好，今天是我为大家分享，我叫陈波，公司名称是铁人广告。地址在湖北潜江，看了一下中国城市的最新排名，武汉是新的一线城市，荆州算是三线，我们公司在武汉和荆州的中间。

我们公司就在一个小城市里，本来全国各地使用易凯软件的牛逼广告公司很多，我觉得我来给大家分享都有点不好意思拿上台面。
 
可是今天为什么我来了呢？因为易凯公司的服务实在是太好了，每次有问题很快就解决了。有时候，晚上加班到九、十点了，软件有问题，我就在QQ上面问一下，他们都会回复而且把问题也解决了。
 
所以在月初的时候，翁总联系我的时候让我有时间在群里分享，我都不好意思推脱。我觉得我的公司很小，也不知道给大家分享有没有用处，今天就在这里献丑了。
 
为什么要介绍我们公司所处在的地方？因为广告这个行业，他的地域性是很强的。在广州这边的话，好多世界性的大公司都是在那，他们随便接一个公司单子，就可以让小公司做一年了。
 
小城市就不同了，所以今天我就分享：我们在小城市里面使用易凯软件，和这个软件一起成长的过程。那我们就开始吧！

我在使用易凯之前也用了其他管理软件，其他几个管理软件都差不多用了半年的时间，但是我发现不是很适合我们公司的实际情况。易凯就不一样了，从接单，设计开始一直到生产，然后送货结账都能全部管理起来。
 
我们公司现在是有两个板块，一个是专门只做市场--不做同行只做市场，另外一个板块就是只做同行不做市场。为什么要分开呢？之前我们只用一套软件，那套软件既用来管理自己的业务又来管理同行的业务。
 
有一次，我们公司做活动，想把价格优惠一些。我们就把价格优惠的条款设置在打印格式上面，有一天我们公司的员工去送货，送到我们的自己客户那里。

结果，客户说我们做活动也要给他们打折。但是我们的活动是针对同行的，客户就不答应，说：你们的价格都写在上面了，就一定要按照这个价格结账。
 
我们去跟客户怎么说也说不通。所以我又想了一下，算了吧，还是把同行的和自己的客户分开吧！这样我就在易凯又买了一套软件专门用来做自营的业务。两个公司的财务都是分开，相当于是两个不同的公司了，因为名字都不一样了。
 

我先讲我们同行这边，就是我把公司分为前台和各个部门，比如说喷绘--喷绘部，写真--写真条幅部，雕刻与UV--雕刻UV部。就这3个部门，因为我们公司只有15个人，不能分太多的部门，太多就管理不过来。
 
首先就是前台的人把同行传过来的单子开了单据后，我们是不打印出来的，只是在电脑显示，自己看。然后喷绘部、写真部、雕刻部这边，就像有个中心一样。

单子出来后，部门的人就在“要制作的业务单”可以看到要做的单子，然后他们就打印制作单，用标签打印机把制作单上面的标签全部先打出来，然后开始制作。
 
比如是喷绘部，他们开始制作到制作完成后，就把小标签贴到喷绘布上面去。写真、雕刻部也是一样的。在使用过程中，我们想了一个办法，就是我们弄了一个看板（挂在墙上的显示器）。
 
例如喷绘部的看板，当前台把单子开了出来后，因为我们的主机是连接了两个显示器，前台接单后，喷绘部的要制作的单子就会显示在看板上，这样就方便就算员工在旁边看手机，玩的时候也能第一时间看到要制作的单子，如果没有单子的话，显示器是空白的。
 
这样就方便他们随时都能看到自己要制作的单子。在每个部门都设置了一个这样的显示器，这样他们就可以看到各自要制作的单据了。
 
那之后，他们就开始制作。我们公司没有把后期按照软件的使用来分的很细，因为我们公司人少，比如说：喷绘部的单据来了，把单据打印出来后，他们就自己安排做后期，比如说穿绳，打印，拼接，就不在电脑里面设置工序了。
 
刚开始使用软件也设置了，发现如果设置了很多的话，就会很麻烦，所以说我们就在工作中心里面只设计一个工序，就是当单据来了后，要制作、完成后。下面就由部门的人来自己直接管理。
 
写真也是一样的，后期的话，他们部门的人自己内部来完成，也不再设置其他的工序。可能其他的大公司分的很细，按照软件这样，但是我们是依据我们公司的实际情况来的。

同行呢，之前在群里也听了其他的老总的分享，就是这个广告行业有 一个不好，有欠款。同样的道理，我们也不例外，因为我们是属于小城市，做的都是关系客户，大家都相互认得，所以去收账的时候不好意思。
 
现在我们做的比以前好的就是这块了。之前我们公司很小的时候，就是有一台喷绘机，连店面都没有，就是在二楼一个寝室里面，就刚好能放下一台喷绘机，连布都没有地方放，只能放在走廊里面。然后在那里做了一年多一点。
 
刚开始做广告行业，也不是很了解，也是机缘巧合，所以刚开始也是没有钱的。因为我刚开始做这个行业的时候大家都在欠款，所以我也不得不欠。

最后就是欠到了这样的一个程度：就是每个月没把工资发了，连买材料的钱都给不完。每年回家过年，手里几千块都没有，只剩下欠款了。过年的时候都不容易收回来。
 
慢慢做大后，我们就想如果再这样下去，肯定是要关门的。所以我们就不再欠款了，特别是今年和去年，就基本上同行的话就不再欠款了。要么每一次结，一个月一结也是可以，但是如果一个月后没有结清，那我们就马上不跟你一个月一结，因为这样就相当于你的信用没了。
 
这么多年来结账这一块的话感受就是，好多客户，你给他做欠款，最后你去找他要钱的时候还是把他给得罪了。还不如刚开始的时候就给他说清楚就说我不做欠款。这样的话，反而那关系还融洽一点。免得到最后你给他做欠款啊，说的也不清楚。
 
最后给他做欠款，到最后可能关系也搞僵了，然后钱也可能还没有完全要回来，这是我这么多年的感受。现在我们对付欠款这个是专门由前台和会计负责。计每个月到时间的时候，就把易凯软件上面的应收款单据打印出来，一个个的打电话催帐。
 
做同行的话，做广告加工这一行，就是设备一定要好。目前我们用的设备的话，喷绘机虽然不是进口的，但是用的都是国内比较好的，是奥威这个牌子，户内写真机全部换成惠普5800，户外就是武藤，旗帜机、条幅机、雕刻机、UV

这些设备都是用国内比较好的，就是不会用一些一点名气都没有的牌子。
 
这样的好处就是能在本地竞争的时候，因为用的是好机器，还用了易凯软件来管理，这样质量就比较有保障，同行也会比较信任你。这个是我的感受。
 
所以公司在这几方面来说真的非常舍得，包括买易凯的时候也一样。当初买易凯软件的时候也是觉得易凯相对比其他软件要贵的多，但是从今天来看还是物有所值。
 
出货快、质量好，这样就能带来一定的优势，这样我们就算价格比周边的稍微高一些，客户也能接受。这个是我做同行的一个感受。
 

那现在我们再讲一下我们自营业务这块，我们公司是在湖北潜江的，是在一个小城市里面，所以在这种小城市里面要做广告行业的话，需要靠关系，过强的政府关系、与当地有名的企业有关系。
 
但是我们的关系一点都不硬啊（哈哈）。关系不硬带来的效果就是做业务一点都不稳定。有时候，讲关系业务来了，然后关系没了那业务也没了。所以我们依靠我们同行的这个加工制作的机器好带来的优势就是质量好。
 
还有把自营业务的价格也做低一点。我们同行就做高一点，自营业务就对比其他的公司要低一点。自营业务的生意还比较好，因为质量好，价格也实惠，客户也看得到，客户就又来了。所以基本上没有靠什么关系，在这样的情况下竞争力也还是蛮大的。
 
潜江拿得出手的就是小龙虾，有句话就是：中国龙虾看湖北，湖北龙虾看潜江。在这个地方的小龙虾养殖非常成规模，为什么要说这个呢？因为这个地方有一个产业后，他为了这个产业，例如需要做店面。
 
所以我们的业务很大一块都是来自于龙虾，所以我们也是托了龙虾的福。我们这里每年都会举办一个龙虾节，其中有个部门就是农业局，他们举办的一个龙虾节就是我们做的。
 
当时这个业务，我们根本就没有什么关系，就是因为别人介绍说我们的公司质量比较好，价格也实惠。所以这个业务就接下来了。也不多，才20来万的样子，不像之前分享的老总几百万的业务。

但是我们已经很满意了，对于我们小公司来说20万的业务就觉得好大了。说这个示例就是主要还是要讲质量，质量好，品牌就有了。
 

再讲讲使用软件这块，我给每个设计师都配置了一个平板电脑，还有一个副显示器，放在主显示器上面，主显示器用来设计师跟客户对稿，副显示器是用来显示设计师的工作任务的。
 
就是如果单子来了后，设计师就把客户拿过来的手写稿/一些尺寸，用平板电脑拍照，然后用平板电脑里面的画图软件把尺寸标好，然后存到那个开的单子上，上传后就不要审核单据。
 
然后设计师就知道每天还有多少个单据要排，现在我们是这样使用的。那看板还有其他的三个内容，分别是要自做的外发的业务单，因为我们把同行、制作、和自己的业务是完全分开的，所以说基本上像我们这个自营的公司，所有的业务相当于全部外发。
 
比如说：同行的喷绘要划到我们自己的同行公司去喷绘写真、雕刻。那如果是发光字、亮化工程，我们就请外面的师傅或者发到武汉、外地公司去做，那就是外协了。

所有业务全部都要外协，这样设计师就要填写那个外协的单子，所以说每当业务产生后，设计师把业务单开出来，财务审核成功后，财务再打款。
 
设计师跟客户排好设计完后就需要安装，这个也是要设计师来开单。虽然我们也是有安装的人员，但是广告行业安装起来很麻烦，不够人用，也是要请外面的人来安装。

所以这个就要填那个费用单，设计师和财务就要进行对接了。完了之后设计师还要管一个就是送货单。
 
现在看起来设计师要完成的单据都比较多，但是没办法，小公司，没有很多人，不能把部门分的那么细。所以很多事情都必须要一个人完成很多项目。我觉得易凯可不可以在哪个方面再简化一下就好了。
 

我再说说个人对行业的看法：这个行业目前来说非常好，上升的空间都很大。反正我觉得在我们这个小城市发展的空间还是蛮大的，就看你怎么做。
 
我不知道今天分享的对大家有没有用，总而言之，感谢易凯，现在我们公司慢慢成长变大，我觉得是因为使用易凯软件有很大关系，因为易凯软件逼迫这我们公司要正规化和规模化。
 
因为我每次使用易凯软件我就想，上面还有那么多部门可以细分，我们公司人还那么少，还可以发展还可以再变大再规模化。

我觉得易凯一直都在激励着我。谢谢大家，我的分享完了。