杨凌红苹果文化王总：广告公司如何做好流程管理

2018年9月12日《周三晚8点-易凯有约》第七十五期由杨凌红苹果文化王总分享，分享主题：广告公司如何做好流程管理。



杨凌红苹果文化传媒有限公司成立于2006年，是一家集广告创意、艺术设计、媒体发布、广告执行为一体的文化传媒公司。

主要业务有：企业宣传/产品包装/活动策划/展览展示/亮化工程/农庄规划/3D效果图/设计、制作、代理、发布国内各类广告。



以下是王总部分分享内容：

各位广告同仁，大家晚上好，我是来自杨凌示范区的红苹果文化传媒有限公司的王永红。



我们公司是一家集广告创意设计媒体发布广告执行为一体的文化传媒公司。公司主要的业务有企业宣传、产品包装、活动策划、展览展示，还有亮化工程以及农庄规划。我们公司位于中国的农业科技示范区杨凌，如果大家有需要在现代农业、休闲农业、种养殖行业、葡萄酒庄投资的想法，可以和我们联系，我们这里有优秀的专家和技术人才资源。



首先感谢易凯软件公司的盛情邀请，今天在这里和大家分享我的一些广告公司的管理经验。在这个群里头卧虎藏龙，以前分享的嘉宾有很多，也都是行业的标杆，我们的榜样，我也学到了很多东西。所以梁芳经理邀请我好几次，但是真的不知道给大家讲什么。



在易凯这个大家庭里头，我们认识了好多行业的榜样，通过他们的分享，我也学习了不少的专业知识和管理经验。从第1期的分享的时候，我就已经在易凯分享的群里头了，我在这里也对之前70多期的分享嘉宾说一声谢谢。





我今天分享的主题是广告公司如何做好流程管理！由于我们公司是一家综合型服务公司，为客户提供一站式的广告服务，所以接的业务品类比较多，也比较繁杂。这估计是很大一部分广告公司的现状。为了理清这些头绪，让工作的流程统一化、标准化，提升效率。我们结合易凯软件，结合我们自身的情况，制定了我们公司的工作流程，在这里给大家进行分享，也希望大家指正。





现在大家可以看一下，就是第一个是我们易凯的这个操作界面的工作流程，我们就是结合易凯，然后和自身的情况制作了公司的这个工作流程。



其实我估计我们这个标准是跟很多公司基本是相同的，但是有些细节节点上会有差异。我们为什么要做这个标准？是因为在日常的管理中，如果仅仅是通过老员工潜移默化的日常行程的潜意识的规则去执行，新员工就会不知道；老员工做的过程中有些问题，他也不知道，因为他也没有标准。这时候老板会出现很多标准，反正搞得有些员工他就不知道该怎么做。



所以我们就把流程梳理了一下，把关键的节点我们都标注出来。就是说你只要把这几个关键节点做好了，基本上这工作就没有任何问题。



我们所有的业务基本上是七个步骤，大体七个步骤就可以操作完成，我觉得应该我们的和其他的广告公司都差不多。



我们主要的客户是以单位为主：单位、院校、企业客户，基本上多数都是月结的客户。店面接的散单不是很多，但是也有；以前的员工，他会养成习惯，就是所有的单子先做，做完之后再收款，这个后期就会出现很多问题。所以我们现在就制定：零散单，统一是不欠账的，而且一旦就确定就要收全款或者是50%的预付金。



因为我们现在都用了易凯软件，所以我们的设计师就是接单员。设计流程上首先就要求接单的人就要录入系统，后续的工作流程都差不多。主要我就是说一下定稿这一块，因为很多公司应该都遇到尤其一些是比较着急的稿件，在定稿的时候，几乎客户都说好了，可以做了，有时打电话，有时通过qq定稿，但是制作之后又会发现各种各样的小问题，到最终一般吃亏的都是我们广告公司为结果去买单。



定稿这一块，一般情况下都是要求打印出来，然后客户签字。如果遇到特别着急的单子，而且客户也不方便过来的，他就要通过邮箱将确认稿、最终稿发给客户，让客户邮箱回复：文件已核对无误，定稿、制作。



一般这种方法操作之后，客户不看的文件他都会再看几遍。而且他签字之后，我们也有了依据，到后期责任划分上，至少他责任非常明确，我们广告公司可以出于我们这个合作的友情，有些事情上我们可以承担一部分责任，这样对大家都比较好一些。而且对于广告公司来说，不用每一次都去做背锅侠了，一出错了，就是广告公司搞错了，每次搞得我们好像能力非常差的样子。





制作流程这一块，我们公司有一部分制作业务是外协的，我们公司有一台写真机，现在客户对效率的要求是越来越高，有时候就是非常着急，如果外协的业务过多的时候，那时间节点上就没办法控制，所以我们就是把东西自己来制作。大家主要看最终一块：开送货单和开安装单，都是由设计负责人，就是这个业务谁接的，谁就负责到底的。



安装和送货的流程，一般广告物料不安装的就可以直接送货的，这里头主要是牵扯到物料的核查，我们公司就是自己做的，肯定要核对数量、核对品质；需要安装的，都是要提前和客户要预约，这些都是由设计负责人（接单这个人）他去负责联系，完事后就交代给工程部的人，安装完后我们要求他必须要拍照的。因为你有了照片的，也是我们最终结算的一个依据。因为现在就是有了易凯软件，我们有时候会打安装单，客户在安装单上也进行签字，这一点非常好。



后面还有一个费用单，就是跟我们冉总之前的分享一样：我们把这个单子安装、制作、送货过程中产生的费用，也要开到这个业务单里头，我们主要是为了核算成本。通过这样的计算，我们就能知道自己这个业务准确的利润，安装人员他通过手机完工，我们后期可以统计他的这个安装产值。



因为我们公司主要以客户服务为主，关于我们外协这一块也有制定了一个流程和作业标准，外协单一般都是由接单员去开，谁接的单、谁开外协，我们的外协商因为经常合作的就筛选了，每一个项目他都会有好几家外协商，有各种各样的满足，我们有可以有做活质量好的，有做活比较快的，有价格比较便宜的，针对不同的客户，就是相应的开单。



这里就牵扯到外协出去的东西，我们是要负责对搞的。我们对稿的依据就是签字稿，所以没有签字稿，一般对稿的过程中出错就非常麻烦。所以说客户QQ上邮件确认的稿子，我们一般也是要打印出来的，尤其像册子之类的量比较大的，造价比较高的，必须要执行核对。确定之后有的外协商他是需要付预付款的，有些外协商我们是月结的。



中间这个节点就是制作中这个节点，因为有的公司他有可能是口头的，我们现在就是做的时间长了就发现一个问题，默认一般的，他约定的交货时间有时候总会有偏差。但是我们给客户承诺的时间一般不允许有偏差的，所以说快到那个节点的时候，我们要求接单的人必须要提前去催一下，你的外协商确定一下你的货物到底什么时候能到，什么时候能交货，会不会延误？这个必须要提前知道。



后面的就是一般正常的验货，然后还有开费用单，这一块也就是为了把这个业务的成本我们能够非常具体化，利润也非常明确。



最终一个就是采购流程，因为广告公司像我们这个广告公司做的物料也是千奇百怪，什么东西有可能都会遇到。有时采购的品类也比较多一些，常规的我们会有库存，不常用的东西，可能几乎就是没有库存的吧。



我们是这样定义采购和外协的，一般外协的东西就是非标的、不好定义的，采购作为材料入库的都是标准化、工业品。这些东西我们都是作为采购，把它作为材料来入库的，这样也利于我们后期的意识，比如说自己做个预算，提前就可以看到我们以前买这个东西大概是多少钱，也比较准确，相对于现在就是数据库一样。





最后分享是我们现在就是要求业务单和外协单的，一般是不允许隔夜录单的。因为你隔天的，有时一忙他就漏单了。所以我们对这一块就做了一个细节的规定，这里头也用到了积分。



我的积分制是听了重庆万康盛鼎广告龚老师的分享之后去学习的，因为龚老师那一期的分享真的是把广告人的痛点说得非常真切。在龚老师的分享中，我仿佛就看到了自己的样子，所以我下定决心去重庆学习了积分制，但是我用得确实不太好。



对于薪酬这一块，我们现在也是想结合咱们易凯，就是把它具体量化。因为我们这种综合性服务公司、广告公司，业务相对品类太多，不像咱们群里头、易凯用户里头，他们做单一品类的标识、发光字或者喷绘这个很容易量化。我们做的东西有时候今天做的和昨天做的就完全不一样，没有标准，所以我现在就想用业务金额来定义它。



之前和大韩广告的韩总，我们也做了私下沟通，他的方式我觉得也非常好。大家可以看一下，我们易凯的嘉宾分享手册或者是翻一下以前的嘉宾分享。他这个主要针对设计师这一块，我觉得还是很不错的。



另外就是我们巴中鸿图广告的冉总之前的分享，我觉得他这块把薪酬和产值这一块和易凯的产值进行结合，我觉得这个也非常好，我也正在学习，准备把这个用到我们公司来。首先我觉得所有的方法并不是说直接能够套用，也并不是说完全适合自己；因为我没学过专业的这些财会知识，我只是根据自己的想法，然后通过咱们易凯软件，进行一段时间的这个测算，如果觉得可以，我就可以再实施一下。



我的主题分享基本上就到这里了，在这里我也非常感谢易凯以往的分享嘉宾：我们重庆万康的龚老师、还有河南金利得的张耀斌-张总、桂林风景广告的封总等等。讲得不太好，希望大家多多包涵，我也是抛砖引玉。



当下的传统广告竞争是非常的激烈，我们很多公司都在寻找转型和创新。我们公司也不例外，我们现在就是也想通过业务板块上的一些创新，另外一个就是紧跟行业政策，在业务板块上做一些升级，然后增加一些新的项目。



国家对这个文化产业的政策支持是非常大的，我也希望通过今天的分享，如果咱们群里头有人在做文化产业、文创这一块的，我希望可以加我的微信，我们一起来抓住行业的先机，共同做一些事情。



有一句格言是这样说的：你有一个苹果，我有一个苹果，如果我们彼此交换的，你我仍然只有一个苹果；倘若你有一种思想，我有一种思想，而我们彼此交换这些思想，那么我们每个人就会有两种思想。这也就是我这次愿意和大家分享的一个原因，因为这么多嘉宾都分享了他们的管理和广告行业的一些经历心得，我也从中深深地学习了很多知识，所以我也愿意把自己的这一点点总结分享给大家。